Traçabilité : quoi conserver et pourquoi ?

Ce qu’on appelle « preuve »

Horodatage, notes et signature constituent les éléments de base d’une preuve de visite exploitable.

L’horodatage (heure d’arrivée et de départ) atteste de la présence. Les notes et médias complètent le compte-rendu. La signature du bénéficiaire ou d’un proche peut être demandée selon les conventions ou habitudes du secteur. Ces éléments, une fois enregistrés et conservés de façon sécurisée, servent au pilotage et à la justification des interventions.

Pourquoi conserver

Pilotage interne : suivi des plannings, des heures réalisées, des écarts. Qualité et continuité : historique des visites et transmissions pour les équipes. Échanges avec les financeurs ou instances : rapports, exports, éléments demandés dans le cadre des contrats ou contrôles. La conservation doit être proportionnée aux finalités (service, facturation, obligations légales).

Bonnes pratiques

• Journalisation : qui a fait quoi, quand (accès, modifications, exports)
• Accès restreint : rôles et permissions selon les profils
• Minimisation des données : ne conserver que ce qui est nécessaire aux finalités

RGPD : principes

Limiter les données au strict nécessaire. Informer les personnes (bénéficiaires, intervenants) sur les traitements. Sécuriser les accès et les stockages. Conserver selon les durées utiles au service et aux obligations légales (sans annoncer de chiffre unique : les durées varient selon les types de données et les contextes).